Cada semana nos llama una empresa que tiene que tomar esta decisión. No hay una respuesta universal — depende del tamaño, el sector, las herramientas que ya usáis y cómo trabajáis. Pero sí hay criterios claros que hacen que una opción sea mucho mejor que la otra para cada perfil. Aquí los tienes, sin publicidad de ninguno de los dos.
¿Qué incluye cada uno?
Antes de comparar, es importante saber de qué estamos hablando exactamente.
Microsoft 365
- Word, Excel, PowerPoint (escritorio + web)
- Outlook (correo + calendario)
- Teams (videollamadas + chat + colaboración)
- OneDrive (1 TB almacenamiento por usuario)
- SharePoint (intranet y gestión documental)
- Defender (seguridad endpoint en planes Business)
Google Workspace
- Docs, Sheets, Slides (solo web)
- Gmail + Google Calendar
- Meet (videollamadas) + Chat
- Drive (30 GB a 5 TB por usuario)
- Sites (páginas internas sencillas)
- Vault (archivo y eDiscovery en planes superiores)
Precios en 2026
| Plan | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Básico | Business Basic: 6 €/us/mes | Starter: 6 €/us/mes |
| Estándar | Business Standard: 12,5 €/us/mes | Standard: 12 €/us/mes |
| Premium | Business Premium: 22 €/us/mes | Plus: 18 €/us/mes |
| Apps de escritorio | Sí (desde Standard) | No (solo web) |
| Almacenamiento | 1 TB/usuario (Basic) | 30 GB/usuario (Starter) |
Los precios varían según si contratas directamente o a través de un partner Microsoft/Google. En muchos casos un partner ofrece soporte incluido al mismo precio o mejor que la contratación directa.
Las diferencias que importan
Aplicaciones de escritorio vs. solo web
Esta es la diferencia más práctica. Microsoft 365 (desde el plan Business Standard) incluye las aplicaciones instaladas en el ordenador: Word, Excel, PowerPoint. Puedes trabajar sin internet. Google Workspace funciona principalmente en el navegador — si no tienes conexión, tienes un problema.
Para sectores como contabilidad, asesorías, gestorías o despachos que trabajan con Excel de forma intensiva con macros o formatos complejos, Microsoft 365 es casi siempre la mejor opción.
Compatibilidad de archivos
El 90% del mundo empresarial envía y recibe documentos en formato .docx, .xlsx, .pptx. Con Microsoft no hay fricciones. Con Google Workspace los archivos se convierten al abrirlos y puede haber pérdidas de formato, especialmente en documentos complejos. Si trabajáis mucho con clientes o proveedores externos que usan Office, esto es un punto a favor de Microsoft.
Colaboración en tiempo real
Aquí Google lleva años de ventaja y se nota. La colaboración simultánea en Google Docs es más fluida e intuitiva que en Word online. Si tu equipo trabaja de forma muy colaborativa creando documentos en tiempo real, Google tiene mejor experiencia en este aspecto concreto.
Seguridad y cumplimiento
Ambas plataformas tienen certificaciones de seguridad robustas. Microsoft 365 Business Premium incluye Microsoft Defender y funciones avanzadas de protección de endpoints que son especialmente relevantes si tenéis requisitos de cumplimiento (ISO 27001, ENS, etc.). Para sectores regulados como sanidad, finanzas o sector público, Microsoft suele tener más opciones de cumplimiento normativo.
Integraciones con otros sistemas
Si usáis Odoo, la integración con Microsoft 365 es más madura y directa. Lo mismo aplica para la mayoría de software empresarial español. Si usáis herramientas muy orientadas al ecosistema Google (Maps, Analytics, etc.) o sois una empresa muy orientada a startup, Google Workspace puede encajar mejor.
¿Cuál elegir según tu perfil?
Elige Microsoft 365 si: usáis Excel de forma intensiva, tenéis muchos documentos con formatos complejos, necesitáis aplicaciones de escritorio, trabajáis con clientes/proveedores que usan Office, o estáis en un sector regulado.
Elige Google Workspace si: sois una empresa pequeña muy orientada a la colaboración, no dependéis de macros ni formatos complejos de Office, o ya usáis intensivamente herramientas Google como Ads, Analytics o Maps.
Para la gran mayoría de pymes españolas: Microsoft 365 Business Standard o Business Premium es la opción más segura, por compatibilidad, por la inclusión de aplicaciones de escritorio y por el ecosistema más maduro para el entorno empresarial tradicional.
Microsoft 365 vs Google Workspace: tabla de precios 2026
Aunque los precios base son similares en el tramo inicial, las diferencias en qué incluye cada plan son determinantes a la hora de calcular el coste real para tu empresa. Aquí tienes el detalle de los planes principales disponibles en 2026:
| Plan | Precio/usuario/mes | Apps escritorio | Almacenamiento | Lo más destacado |
|---|---|---|---|---|
| M365 Business Basic | 6 € | No (solo web) | 1 TB OneDrive | Teams, Exchange, SharePoint, apps web |
| M365 Business Standard | 12,50 € | Sí | 1 TB OneDrive | Office instalado + Teams + Bookings |
| M365 Business Premium | 22 € | Sí | 1 TB OneDrive | Defender + Intune + Azure AD P1 + DLP |
| Google Business Starter | 6 € | No | 30 GB Drive | Gmail, Meet (100 part.), Drive, Docs |
| Google Business Standard | 12 € | No | 2 TB Drive compartido | Meet (150 part. + grabación), AppSheet |
| Google Business Plus | 18 € | No | 5 TB Drive compartido | Meet (500 part.) + Vault + eDiscovery |
Una diferencia clave que no siempre se menciona: Microsoft 365 Business Basic ya incluye 1 TB de almacenamiento por usuario desde el plan de entrada, mientras que Google Workspace Starter solo ofrece 30 GB. El almacenamiento en Google pasa a ser «pooled» (compartido entre todos los usuarios) a partir de Business Standard. Para empresas con mucho volumen documental, esto puede suponer una ventaja real de Microsoft desde el primer nivel de precio.
Si contratas Microsoft 365 o Google Workspace a través de un partner certificado como Macro Media, puedes acceder a condiciones de soporte incluido, migración asistida y gestión centralizada de licencias — sin coste adicional en muchos casos.
¿Cuál se integra mejor con tu ERP o software de gestión?
Para una pyme que ya tiene implantado un ERP o un software de gestión, la integración con la suite de productividad es un factor crítico que rara vez aparece en las comparativas genéricas.
Microsoft 365: el ecosistema empresarial dominante
Microsoft 365 se integra de forma nativa con Microsoft Dynamics 365, el ERP y CRM de la propia Microsoft. Pero más allá de eso, la integración con Odoo — el ERP que implementamos en Macro Media — es también muy madura: existe un conector oficial que sincroniza contactos, correos, calendarios y documentos entre Odoo y Outlook/Teams. Microsoft Teams actúa como hub central de comunicación, con conectores para cientos de aplicaciones empresariales: ERP, helpdesk, firma digital, Power BI y muchas más.
En el entorno de las pymes españolas, la gran mayoría del software sectorial — asesorías, gestorías, fabricación, logística — está diseñado para integrarse con el ecosistema Microsoft: Active Directory, Exchange y SharePoint. Migrar a Microsoft 365 suele ser mucho más fluido cuando ya se dispone de ese software preexistente.
Google Workspace: API abierta, menos conectores enterprise nativos
Google Workspace dispone de una API muy abierta y bien documentada, lo que la hace popular entre startups y empresas tecnológicas que construyen integraciones a medida. Sin embargo, el número de conectores enterprise nativos — especialmente para software sectorial español — es notablemente inferior al de Microsoft. La integración con ERPs tradicionales suele requerir desarrollo propio o herramientas de middleware como Zapier o Make.
- Sector industrial o logístico: Microsoft 365 es la opción más compatible con los ERP y el software de gestión habituales en España.
- Startups y empresas nativas digitales: Google Workspace encaja bien si el equipo técnico puede construir o mantener integraciones vía API.
- Despachos profesionales (asesorías, notarías, abogados): Microsoft 365 es prácticamente el estándar del sector por compatibilidad con el software especializado del gremio.
Seguridad y cumplimiento normativo: diferencias clave
La seguridad es a menudo el argumento definitivo cuando una empresa opera en un sector regulado. Ambas plataformas son seguras — cifrado en tránsito y en reposo, autenticación multifactor y gestión centralizada de usuarios —, pero las diferencias en el nivel de detalle y las certificaciones aplicables son relevantes.
Microsoft 365: la opción preferida en entornos auditados
Microsoft 365 Business Premium incluye de serie funciones que en Google Workspace solo están disponibles como complementos de pago o directamente no existen:
- Microsoft Defender for Business: protección avanzada de endpoints con detección y respuesta ante amenazas (EDR) integrada.
- DLP (Data Loss Prevention) nativo: políticas para evitar la fuga de datos sensibles por correo electrónico o almacenamiento en la nube.
- Azure AD Premium P1: acceso condicional, políticas de contraseña avanzadas y auditoría granular de cada acceso al entorno.
- Microsoft Intune: gestión de dispositivos móviles y portátiles corporativos (MDM/MAM) para controlar qué equipos acceden a los datos de la empresa.
En cuanto a certificaciones, Microsoft 365 cuenta con ISO 27001, ENS (Esquema Nacional de Seguridad) y SOC 2 Type II, y está alineado con los requisitos de NIS2, la directiva europea de ciberseguridad que entró en vigor en 2024 y que afecta a muchas pymes que forman parte de cadenas de suministro de sectores críticos. Para empresas de sanidad, banca, educación o sector público, Microsoft es la plataforma con mayor madurez en cumplimiento normativo.
Google Workspace: sólido, pero menos habitual en auditorías estrictas
Google Workspace también tiene certificaciones robustas (ISO 27001, SOC 2, GDPR) y ofrece herramientas de auditoría y administración de usuarios competentes. Sin embargo, en entornos de auditoría estricta — licitaciones públicas, contratos con grandes corporaciones o sectores financieros — los pliegos de condiciones suelen pedir explícitamente compatibilidad con el ecosistema Microsoft (Active Directory, Exchange). Google Vault ofrece funciones de eDiscovery y retención de datos, pero su granularidad en auditoría de accesos es inferior a la de Microsoft en el plan equivalente de precio.
Si tu empresa necesita cumplir con el ENS o está en la cadena de suministro de empresas con requisitos NIS2, consúltanos antes de elegir plataforma. La decisión puede tener implicaciones contractuales y legales importantes que conviene analizar antes de migrar.
Nuestra recomendación según el perfil de empresa
Después de implantar ambas plataformas en docenas de empresas de Barcelona y el Vallès, estos son los patrones que hemos identificado de forma consistente:
| Perfil de empresa | Recomendación | Plan sugerido |
|---|---|---|
| Empresa con equipos Windows y Office preexistente | Microsoft 365 | Business Standard o Premium |
| Startup nativa digital con equipo técnico | Google Workspace | Business Starter o Standard |
| Sector industrial, logístico o financiero regulado | Microsoft 365 | Business Premium (imprescindible) |
| Despacho profesional (asesoría, notaría, abogados) | Microsoft 365 | Business Standard como mínimo |
| Empresa pequeña (<5 usuarios) con presupuesto ajustado | Cualquiera según uso dominante | Plan Básico de ambas (6 €/us/mes) |
| Empresa con Odoo ERP implantado | Microsoft 365 | Business Basic o Standard |
En la práctica, para el 80% de las pymes con las que trabajamos — empresas de entre 5 y 100 empleados, con software de gestión consolidado y clientes que trabajan en el ecosistema Office —, Microsoft 365 Business Standard o Business Premium es la elección que menos problemas genera a largo plazo. No porque Google Workspace sea peor, sino porque la compatibilidad, las integraciones y el soporte sectorial disponibles en el ecosistema Microsoft son hoy más amplios para el tejido empresarial tradicional español.
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En Macro Media gestionamos la implantación y migración de Microsoft 365 y Google Workspace para pymes en Barcelona. Te asesoramos sin compromiso sobre cuál encaja mejor con vosotros.